Powszechnie dziś wykorzystywane do tworzenia dokumentów komputery pozwalają pracownikom w firmie tworzyć dokumenty według ich indywidualnych preferencji i potrzeb. Powstaje więc ogromna ilość plików, przechowywanych na dziesiątkach czy setkach maszyn.

​W rezultacie mamy do czynienia z sytuacją, w której problemem staje się  zapanowanie nad dostępnością i aktualnością dokumentów. Ponieważ obecnie większość komputerów wykorzystuje system operacyjny Windows, pewnym potencjalnym rozwiązaniem jest wykorzystanie dostępnych w systemie folderów sieciowych Rozwiązanie to ma jednak swoje ograniczenia, takie jak np. brak dostępności dla użytkowników poza siedzibą firmy.

Odpowiedzią na powyższe bolączki jest system ATTADO for Outlook  i jego centralna baza dokumentów, która dostępna jest dla wszystkich użytkowników, bez względu na to czy są w danym momencie w biurze, czy też poza nim.

Stworzenie centralnej bazy dokumentów to oprócz korzyści organizacyjnych również korzyść mająca konkretny wymiar finansowy.

Stworzenie i funkcjonowanie jednego dokumentu to koszty m.in. takich operacji jak:

• stworzenie bądź zarejestrowanie dokumentu,
• kopiowanie dokumentu,
• opisanie dokumentu,
• rozprowadzanie dokumentu wśród pracowników firmy/instytucji,
• zapewnienie, aby wszyscy pracownicy otrzymali najnowsze wersje potrzebnych im dokumentów,
• wycofywanie nieaktualnych dokumentów,
• rozkładanie poszczególnych dokumentów po odpowiednich segregatorach,
• przechowywanie dokumentu w odpowiednich archiwach.

Jednak zdecydowanie największe koszty powstają przy wyszukiwaniu dokumentów!

• Ile kosztuje nie znalezienie w określonym czasie potrzebnego pilnie dokumentu?
• Jak często się to zdarza?
• Czy można sobie pozwolić na takie marnotrawstwo?

Wykorzystanie  systemu informatycznego pozwalającego na stworzenie centralnej bazy dokumentów znacznie ogranicza te koszty i wpływa na poprawę komunikacji pomiędzy pracownikami organizacji, jednocześnie oszczędzając ich czas.

Każdy użytkownik systemu ATTADO korzystając z funkcjonalności e-Dokumenty otrzymuje dostęp do centralnej bazy dokumentów w zależności od nadanych mu uprawnień. W ramach tej bazy korzystać może z kilku widoków:

• widok tabelaryczny centralnej bazy dokumentów

• widok skróconego formularza wybranego dokumentu

• podstawowe funkcje umożliwiające :

  • przeszukiwanie/filtrowanie centralnej bazy dokumentów

  • tworzenie nowych dokumentów w oparciu o szablony, inne dokumenty, pliki lokalne

  • wersjonowanie dokumentów

  • zmiany etapów zatwierdzeń dokumentów

  • zarządzanie uprawnieniami dostępu do dokumentów

  • wykonywanie podstawowych operacji na plikach związanych z możliwością ich modyfikacji i tworzenia kolejnych wersji dokumentów z zachowaniem wersji archiwalnych

  • możliwość przygotowania korespondencji e-mail z poziomu bazy dokumentów wraz z załączonym dokumentem

  • raportowanie operacji wykonywanych na plikach/dokumentach