Powszechnie dziś wykorzystywane do tworzenia dokumentów komputery pozwalają pracownikom w firmie tworzyć dokumenty według ich indywidualnych preferencji i potrzeb. Powstaje więc ogromna ilość plików, przechowywanych na dziesiątkach czy setkach maszyn.
W rezultacie mamy do czynienia z sytuacją, w której problemem staje się zapanowanie nad dostępnością i aktualnością dokumentów. Ponieważ obecnie większość komputerów wykorzystuje system operacyjny Windows, pewnym potencjalnym rozwiązaniem jest wykorzystanie dostępnych w systemie folderów sieciowych Rozwiązanie to ma jednak swoje ograniczenia, takie jak np. brak dostępności dla użytkowników poza siedzibą firmy.
Odpowiedzią na powyższe bolączki jest system ATTADO for Outlook i jego centralna baza dokumentów, która dostępna jest dla wszystkich użytkowników, bez względu na to czy są w danym momencie w biurze, czy też poza nim.
Stworzenie centralnej bazy dokumentów to oprócz korzyści organizacyjnych również korzyść mająca konkretny wymiar finansowy.
Stworzenie i funkcjonowanie jednego dokumentu to koszty m.in. takich operacji jak:
- stworzenie bądź zarejestrowanie dokumentu,
- kopiowanie dokumentu,
- opisanie dokumentu,
- rozprowadzanie dokumentu wśród pracowników firmy/instytucji,
- zapewnienie, aby wszyscy pracownicy otrzymali najnowsze wersje potrzebnych im dokumentów,
- wycofywanie nieaktualnych dokumentów,
- rozkładanie poszczególnych dokumentów po odpowiednich segregatorach,
- przechowywanie dokumentu w odpowiednich archiwach.
Jednak zdecydowanie największe koszty powstają przy wyszukiwaniu dokumentów!
- Ile kosztuje nie znalezienie w określonym czasie potrzebnego pilnie dokumentu?
- Jak często się to zdarza?
- Czy można sobie pozwolić na takie marnotrawstwo?
Wykorzystanie systemu informatycznego pozwalającego na stworzenie centralnej bazy dokumentów znacznie ogranicza te koszty i wpływa na poprawę komunikacji pomiędzy pracownikami organizacji, jednocześnie oszczędzając ich czas.
Każdy użytkownik systemu ATTADO korzystając z funkcjonalności e-Dokumenty otrzymuje dostęp do centralnej bazy dokumentów w zależności od nadanych mu uprawnień. W ramach tej bazy korzystać może z kilku widoków:
-
widok tabelaryczny centralnej bazy dokumentów
-
widok skróconego formularza wybranego dokumentu
-
podstawowe funkcje umożliwiające :
-
przeszukiwanie/filtrowanie centralnej bazy dokumentów
-
tworzenie nowych dokumentów w oparciu o szablony, inne dokumenty, pliki lokalne
-
wersjonowanie dokumentów
-
zmiany etapów zatwierdzeń dokumentów
-
zarządzanie uprawnieniami dostępu do dokumentów
-
wykonywanie podstawowych operacji na plikach związanych z możliwością ich modyfikacji i tworzenia kolejnych wersji dokumentów z zachowaniem wersji archiwalnych
-
możliwość przygotowania korespondencji e-mail z poziomu bazy dokumentów wraz z załączonym dokumentem
-
raportowanie operacji wykonywanych na plikach/dokumentach
-