ATTADO czy foldery sieciowe?

Dlaczego wybrać system ATTADO for Outlook i jego centralną bazę dokumentów, zamiast folderów sieciowych Windows…

Dokumenty i ich metadane

Wszystkie e-Dokumenty, e-Kontakty i e-Sprawy system ATTADO dzieli na dwa elementy. Pierwszy z nich to zbiór metadanych tzw. metryczka, zawierający tylko podstawowe informacje o pliku, a drugi to sam fizyczny plik. Metadane przechowywane są w bazie MS SQL, natomiast pliki w bezpiecznych folderach systemowych. To zasada całkowicie odmienna od mechanizmu folderów sieciowych, w których metadane nie występują.

Relacyjna baza danych SQL

Wszystkie metadane opisujące dokument, jego powiązania, przynależności do określonych w systemie ATTADO for Outlook e-Spraw lub e-Kontaktów są zapisane w relacyjnej bazie danych MS SQL. Niesie to ze sobą ogromne korzyści związane m.in. z bezpieczeństwem danych czy szybkością ich wyszukiwania (w przypadku bardzo dużej liczby dokumentów umożliwia błyskawiczne wyszukiwanie określonego rekordu bazy danych).

Zdalny bezpieczny dostęp

System ATTADO for Outlook zainstalowany lokalnie na komputerze umożliwia uprawnionemu użytkownikowi zdalny dostęp do centralnej bazy dokumentów/danych z dowolnego miejsca posiadającego dostęp do Internetu. Komunikacja odbywa się poprzez bezpieczne, szyfrowane protokoły przesyłu danych.

Dokumenty należą do firmy a nie do pracownika

W systemie ATTADO for Outlook użytkownik nie ma możliwości łatwego skopiowania na dysk lokalny całej bazy dokumentów/danych, która stanowi niezmiernie cenną własność firmy. W systemie katalogów Windows wystarczy wykonać Zaznacz, Kopiuj, Wklej i stać się posiadaczem wszystkich danych firmy.

Zabezpieczenie przed utratą danych

Podobnie sprawa wygląda jeżeli chodzi o nawet nieintencjonalne skasowanie określonej grupy dokumentów/danych przez uprawnionego użytkownika. W systemie ATTADO for Outlook jest to niemożliwe.

Szybkie i łatwe wyszukiwanie

Metryczka dokumentu/danych w systemie ATTADO umożliwia opisanie go dowolnym zestawem metadanych. Mogą one być wykorzystane w celu ułatwienia wyszukiwania, katalogowania i analizowania bazy przechowywanych dokumentów/danych.

Intuicyjne wersjonowanie dokumentów

System ATTADO for Outlook umożliwia logiczne i intuicyjne wersjonowanie dokumentów. Nie ma potrzeby mnożenia liczby dokumentów z dopiskiem „wersja 1”, „wersja 2” itd. W systemie ATTADO for Outlook jest jeden dokument, z jednym numerem i świadomym dostępem do wersji archiwalnych.

Statusy dokumentów

Dokument w systemie ATTADO for Outlook dla określonej kategorii/typu dokumentu może mieć zdefiniowaną listę Statusów np. „w opracowaniu”, „wstępnie przyjęty”, „zatwierdzony”, które to statusy determinują możliwość dostępu lub określonego działania dla takiego dokumentu dla ściśle określonej grupy użytkowników.

Brak multiplikacji

Wszelkie powiązania obiektów (np. dokumentów) w systemie ATTADO for Outlook mają charakter logiczny. Żaden z elementów nie jest kopiowany, ustanawiamy tylko dodatkową ścieżkę dostępu do elementu poprzez inny obiekt, np. z innej e-Sprawy.
W systemie katalogów Windows najczęściej mamy do czynienia z występowaniem tego samego dokumentu w wielu katalogach. Oczywiście jest możliwe tylko „linkowanie” do dokumentu źródłowego jednak system Windows „nie pilnuje” linków. Wystarczy, że uprawniony użytkownik przeniesie plik źródłowy do innego katalogu i wszystkie linki tracą aktualność a ich użytkownicy nie mają żadnego mechanizmu uzyskania informacji gdzie dokument został przeniesiony.

W przypadku jakichkolwiek pytań, zapraszamy do kontaktu.